Каждому владельцу бизнеса, который хочет, чтобы его предприятие процветало, нужен максимально жесткий учет. Это настолько прописная истина, что она даже не требует доказательств. Как иначе вы поймете, идут ваши дела в гору или же вы совершили серьезную ошибку, которую нужно немедленно исправлять?
Для этого существуют специальные программы, которые называются CRM или системы управления взаимоотношениями с клиентом. Стоят такие программы очень недешево и для малого бизнеса, возможно, будут слишком дорогой тратой, особенно на начальных этапах.
Что же делать? На помощь предприимчивому бизнесмену придут бесплатные инструменты, которые, хоть и не являются полноценными CRM-системами, могут быть преобразованы таким образом, что частично возьмут на себя эти функции.
Сегодня мы рассмотрим ситуацию, когда ваш бизнес построен на взаимоотношениях с клиентами по модели абонементов. К таким предприятиям обычно относятся фитнес-клубы, студии танцев, некоторые музыкальные школы и т.п.
Для начала нам нужно определиться, какую именно проблему будет решать наша система. Как правило, основная проблема с абонементами в том, чтобы контролировать их сроки. Особенно в тех случаях, когда абонемент выдается не просто на определенный период, а на конкретное количество посещений.
Итак, с проблемой мы определились. Теперь нам нужен бесплатный инструмент. Таковым может выступить и Excel, но он по умолчанию платный, поэтому остановим свой выбор на Google Таблицах.
Создаем отдельную папку и называем ее CRM, чтобы не путаться. В этой папке создаем таблицы на каждого преподавателя, тренера, комнату или щал, к которым прикреплены владельцы абонементов. Внутри таблицы делаем вкладки с названием месяца и года, например, “Ноябрь2018”.
На данной вкладке и будет происходить учет всех действующих абонементов за месяц у данного педагога (учителя, тренера и т.п.). Затем мы называем поочередно столбцы: “Ученик”, “Контактный номер”, “Долг”, “Оплачено занятий”, “Осталось занятий”. Последующие столбцы просто нумеруются подряд цифрами от 1 до 30.
По сути, на этом процесс создания CRM завершен. В каждую строку вписывает конкретный ученик, у которого указывается его контактный номер, долговые обязательства перед вашей компанией (обычно это не редкость) и количество оплаченных занятий.
В столбце “Осталось занятий” вам нужно создать формулу, которая будет автоматически вычитать из числа оплаченных занятий сумму чисел в диапазоне столбцов от “1” до “30” этой строчки.
Когда к вам приходит ученик и покупает абонемент, вы просто вписываете число оплаченных им занятий в нужный столбец. А каждый раз, когда он идет на занятие, в столбце с сегодняшним числом месяца ставите “1” напротив его фамилии. Таким образом, когда количество посещенных им занятий сравняется с количеством оплаченных, в столбце “Осталось занятий” появится 0. И вы будете знать, что пора напомнить клиенту приобрести новый абонемент.
Эта система, конечно, далека от совершенства. Но она позволяет вам сделать первые шаги в организации учета, не потратив ни копейки денег. А затем вам просто нужно будет ее развивать и развивать, исходя из нужд конкретно вашего бизнеса.
