Как построить учет абонементов с помощью Google Таблиц-бесплатный Exel

Каждому владельцу бизнеса, который хочет, чтобы его предприятие процветало, нужен максимально жесткий учет. Это настолько прописная истина, что она даже не требует доказательств. Как иначе вы поймете, идут ваши дела в гору или же вы совершили серьезную ошибку, которую нужно немедленно исправлять?

Для этого существуют специальные программы, которые называются CRM или системы управления взаимоотношениями с клиентом. Стоят такие программы очень недешево и для малого бизнеса, возможно, будут слишком дорогой тратой, особенно на начальных этапах.

Что же делать? На помощь предприимчивому бизнесмену придут бесплатные инструменты, которые, хоть и не являются полноценными CRM-системами, могут быть преобразованы таким образом, что частично возьмут на себя эти функции.

Сегодня мы рассмотрим ситуацию, когда ваш бизнес построен на взаимоотношениях с клиентами по модели абонементов. К таким предприятиям обычно относятся фитнес-клубы, студии танцев, некоторые музыкальные школы и т.п.

Для начала нам нужно определиться, какую именно проблему будет решать наша система. Как правило, основная проблема с абонементами в том, чтобы контролировать их сроки. Особенно в тех случаях, когда абонемент выдается не просто на определенный период, а на конкретное количество посещений.

Итак, с проблемой мы определились. Теперь нам нужен бесплатный инструмент. Таковым может выступить и Excel, но он по умолчанию платный, поэтому остановим свой выбор на Google Таблицах.

Создаем отдельную папку и называем ее CRM, чтобы не путаться. В этой папке создаем таблицы на каждого преподавателя, тренера, комнату или щал, к которым прикреплены владельцы абонементов. Внутри таблицы делаем вкладки с названием месяца и года, например, “Ноябрь2018”.

На данной вкладке и будет происходить учет всех действующих абонементов за месяц у данного педагога (учителя, тренера и т.п.). Затем мы называем поочередно столбцы: “Ученик”, “Контактный номер”, “Долг”, “Оплачено занятий”, “Осталось занятий”. Последующие столбцы просто нумеруются подряд цифрами от 1 до 30.

По сути, на этом процесс создания CRM завершен. В каждую строку вписывает конкретный ученик, у которого указывается его контактный номер, долговые обязательства перед вашей компанией (обычно это не редкость) и количество оплаченных занятий.

В столбце “Осталось занятий” вам нужно создать формулу, которая будет автоматически вычитать из числа оплаченных занятий сумму чисел в диапазоне столбцов от “1” до “30” этой строчки.

Когда к вам приходит ученик и покупает абонемент, вы просто вписываете число оплаченных им занятий в нужный столбец. А каждый раз, когда он идет на занятие, в столбце с сегодняшним числом месяца ставите “1” напротив его фамилии. Таким образом, когда количество посещенных им занятий сравняется с количеством оплаченных, в столбце “Осталось занятий” появится 0. И вы будете знать, что пора напомнить клиенту приобрести новый абонемент.

Эта система, конечно, далека от совершенства. Но она позволяет вам сделать первые шаги в организации учета, не потратив ни копейки денег. А затем вам просто нужно будет ее развивать и развивать, исходя из нужд конкретно вашего бизнеса.

0 0 vote
Article Rating
Подписаться
Уведомление о
guest
0 Комментарий
Inline Feedbacks
View all comments
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x